SharePoint-områder er der filer og annen data i Microsoft 365 bor. I noen organisasjoner opprettes et nytt SharePoint-område for hvert prosjekt, og andre ganger brukes mapper i eksisterende SharePoint-områder. Brakka-prosjekter kan koble seg på begge modeller.
Områder og biblioteker
Du har full oversikt over hvilke tilganger som er gitt, og hvordan Brakka skal tolke dataen som bor der.
Biblioteker er grupperinger av filer i et SharePoint-område, som gjerne har omtrent samme form. For organisasjoner som lagrer e-postkorrespondanse vil f.eks. et e-postarkiv være et bibliotek der hver fil har metadata som avsender, mottaker og emnefelt. Brakka kan ta imot denne metadataen og la deg bruke den til å søke og filtrere dokumentene. Du velger hvilke SharePoint-kolonner som skal bli filtre.
Tilgang per område
Brakka ber aldri om varig tilgang til hele Microsoft 365, kun midlertidig mens en administrator velger områder. Vi anbefaler å kun koble til områder som har informasjon knyttet til prosjektene i Brakka.
Ved tilkobling av et SharePoint-område opprettes en egen tilgang for Brakka, som en administrator hos dere gir interaktivt. Når tilgangen er bekreftet, indekseres bibliotekene i området og innholdet oppdateres deretter automatisk.
Nye områder for nye prosjekter
Brakka kan også opprette et nytt SharePoint-område når et prosjekt opprettes. Det skjer i fem steg:
- Området opprettes, med navn og adresse fra prosjekttypen.
- Mappene fra prosjekttypen legges inn i dokumentbiblioteket.
- Brakka får tilgang til akkurat dette området, ikke til resten av SharePoint.
- Området kobles til prosjektet og vises under Filer.
- Synkroniseringen starter, og filene blir søkbare i Brakka.
Det tar vanligvis under et minutt. Har prosjekttypen ingen mønstre for navn og adresse, får området prosjektnummer og navn som navn, og prosjektnummeret som adresse.
Koble områder til prosjekter
En kobling bestemmer hvilket prosjekt innholdet i SharePoint hører til. Du kan koble et helt område, ett bibliotek eller én mappe til et prosjekt. Samme innhold kan kobles til flere prosjekter, for eksempel en mappe med felles maler.
Når en prosjektkobling opprettes, vil innholdet dukke opp i prosjektets Filer, og indekseres for søk.
Fjerner du en prosjektkobling, forsvinner filene fra prosjektet og prosjektets søk, men ingenting slettes i SharePoint, og selve dataen vil fortsatt synkroniseres til Brakka frem til SharePoint-tilgangen trekkes tilbake.
Fjerne tilgang
«Fjern tilgang» stopper synkroniseringen fra området. Selve tilgangen i Microsoft 365 kan dere når som helst fjerne selv.
Filene Brakka har hentet blir utilgjengelige med én gang, og slettes etter 90 dager hvis tilgangen ikke gis på nytt. Ta gjerne kontakt ved ønske om å slette data i Brakka umiddelbart.
Kolonner fra SharePoint
Når du velger en kolonne, blir den et eget filter i søket, og får en egen kolonne i filvisningen i prosjektene.
Valget gjelder for alle bibliotek som har kolonnen. Områder laget fra samme mal deler kolonner, så ett valg dekker alle.
Blokkerte områder
Når du oppretter tilganger til SharePoint-områder, kan du også velge å blokkere områder. Dette fungerer enkelt og greit som et signal til Brakka om at området aldri vil være aktuelt å koble til. Vi anbefaler å blokkere eventuelle sensitive områder så ingen kobler dem til Brakka i fremtiden ved en feil.
Vanlige spørsmål
Hvor ofte sjekker Brakka om tilgangen er bekreftet?
Hver dag, så lenge området er koblet til. «Sjekk tilgangen» på området sjekker med én gang.
Hvorfor kan ikke Brakka fjerne tilgangen i Microsoft 365?
Å fjerne tilgangen krever rettigheter over alle områdene i Microsoft 365, og dem har Brakka bevisst ikke. Derfor stopper «Fjern tilgang» bare synkroniseringen hos Brakka, mens selve tilgangen fjernes av en administrator hos dere.
Må filene hentes på nytt når jeg velger en kolonne?
Nei. Verdiene legges på filene som allerede er synkronisert.
Hvilke kolonner kan bli filtre?
Kolonner med verdier du velger fra en liste: tekst, valg, tall, beløp og ja/nei. Datokolonner er ikke med.
Hvorfor står det «Ikke i noe bibliotek lenger» ved en kolonne?
Kolonnen er fjernet fra alle bibliotekene i SharePoint. Den blir stående i listen til du fjerner valget. Bibliotek i områder der tilgangen er fjernet, telles heller ikke.
Hvordan kobler jeg til et blokkert område?
Opphev blokkeringen under «Blokkerte områder». Da foreslås området igjen neste gang du velger områder.