Fakturaer er det som faktisk er belastet kontraktene i prosjektet. Hver faktura hører til én kontrakt og inngår direkte i kontraktens fakturerte sum og i gjenstående å fakturere.
Fakturaen
Hver faktura får en Brakka-intern referanse, for eksempel F-042, som du kan vise til internt. Den registreres som faktura eller kreditnota. Beløpet er totalen som er belastet — mva ligger på kontrakten, ikke på den enkelte fakturaen.
En faktura hører til nøyaktig én kontrakt, og dermed én kostnadskonto. Skal en kostnad fordeles på flere kontoer, skjer fordelingen gjennom egne kontrakter.
Automatisk utfylling
Start fakturaregistreringen med å laste opp vedlegget, så leser Brakka ut nummer, dato, beløp og type, og foreslår hvilken kontrakt fakturaen hører til.
Det som flagges, behandler du i Gjennomgang, med dokumentet ved siden av skjemaet.
Kontrollene
Fakturakontrollen skjer i to steg. Før bokføringen sjekker Brakka det grunnleggende: at dokumentet er en faktura, at den ikke er registrert fra før, og at det er tydelig hvilken kontrakt den hører til. Er svaret ikke entydig, havner dokumentet i Gjennomgang i stedet for å bli bokført.
Etter bokføringen kontrolleres innholdet av fakturaen mot kontrakten — for eksempel om det er fakturert mer enn kontraktssum pluss godkjente endringer, eller om fakturaen viser til endringer som ikke er godkjent. Det kontrollen finner, legges på Funn-siden, der du bekrefter eller avviser hvert funn. Nye kontroller legges til jevnlig.
Et funn er en advarsel, ikke en sperre: fakturaen er bokført uansett. Når et åpent funn ikke lenger gjelder, lukkes det av seg selv. Indeksregulerte fakturaer har egne kontroller, se LPS-fakturaer.
Gjenstående å fakturere
Gjenstående å fakturere er prognose minus fakturert, regnet per kontrakt og oppdatert i det en faktura registreres, endres eller slettes. Har kontrakten en fakturaplan, brytes gjenstående videre opp i planlagt og uavklart — et uttrykk for kontantstrøm og fremdrift.